Projekt NOWEFIO · 2026–2028 · Blok 2

Automatyzacja
procesów

Mniej ręcznej roboty, więcej misji

Materiał do prowadzenia 3-dniowego zjazdu. Zapier, Make, Notion AI — łączymy aplikacje i oddajemy maszynie to, co powtarzalne.

NOWE FIO NIW-CRSO Komitet ds. Pożytku Publicznego Społeczna Grupa Medialna
Ilustracja AI: automatyzacja procesów — połączone tryby
O tym bloku

Połącz aplikacje. Niech dane same przepływają.

  • Zapier: najłatwiejszy start, 9000+ aplikacji
  • Make: wizualne, potężniejsze scenariusze
  • AI w przepływie: Notion AI, agenci, ChatGPT w automatyzacji
  • Bezpiecznie: RODO w automatyzacjach
Automatyzacja to nie „IT dla dużych". To oszczędność godzin małej organizacji każdego tygodnia.
Spokojny krajobraz Beskidów
Plan

Trzy dni, trzy poziomy

01
Dzień 1

Zapier — pierwsze automatyzacje

Wyzwalacz → akcja. Formularz → arkusz → mail. Twój pierwszy „Zap".

02
Dzień 2

Make — scenariusze i integracje

Wizualne, wieloetapowe przepływy. Webhooki w pigułce.

03
Dzień 3

AI + wdrożenie

Agenci AI, Notion AI, n8n, RODO w automatyzacji, plan 30 dni.

Każdy dzień: ~30% teorii, 70% praktyki. Trzy ćwiczenia po ~45 minut.

Dlaczego automatyzacja

Małe organizacje toną w powtarzalnych zadaniach

79%
NGO chce więcej technologii cyfrowych w pracy
58%
główna bariera to brak środków — automatyzacja oszczędza je
9000+
aplikacji łączy sam Zapier — Wasze narzędzia już tam są
100
darmowych zadań/mies. w Zapier — wystarczy na start
Technika „fotografia dnia pracy": przez tydzień zapisuj, co robisz ręcznie i powtarzalnie. To Twoja lista rzeczy do zautomatyzowania.

Dane sektora: Klon/Jawor & Sektor 3.0 (2024–2025). Inspiracja: praktyki NGO w automatyzacji (m.in. podcast „Granty to nie wszystko").

Zapier — platforma automatyzacji
Dzień pierwszy

01 · Zapier — pierwsze automatyzacje

Najprostszy sposób, by dwie aplikacje zaczęły ze sobą rozmawiać.

Fundament

Automatyzacja = Wyzwalacz → Akcja

A

Wyzwalacz

Coś się dzieje: ktoś wypełnia formularz, przychodzi mail, mija termin.

B

Filtr (opcjonalnie)

Warunek: tylko jeśli temat zawiera „darowizna".

C

Akcja

Maszyna robi resztę: dopisuje do arkusza, wysyła mail, tworzy zadanie.

Bez kodu. Klikasz „kiedy to → zrób tamto". Resztę robi platforma.
Interfejs Zapier
Automatyzacja no-code · najłatwiejsza

Zapier

Łączy 9000+ aplikacji. Klikasz „Zap": wyzwalacz + akcja. Idealny na start.

  • Gmail, Formularze, Arkusze, Slack, Mailchimp…
  • Rozliczenie „za zadanie"
Free · 100 zadań/mies ·
Gotowe pomysły

5 automatyzacji, które od razu oszczędzają czas

  • Formularz zgłoszeniowy → auto-dopis do arkusza uczestników
  • Nowe zgłoszenie → mail powitalny z informacjami
  • Nowa darowizna → powiadomienie na Slack/mail + podziękowanie
  • Termin w kalendarzu → przypomnienie do zespołu
  • Dane sprzedaży/zbiórki → raport w Arkuszach Google
Te scenariusze działają w Zapier i Make. Wybierz jeden swój proces — zrobimy go w ćwiczeniu.
Jak myśleć o procesie

Rozłóż proces na klocki

  • Co uruchamia? (wyzwalacz)
  • Czy zawsze? (filtr/warunek)
  • Co ma się stać? (jedna lub kilka akcji)
  • Gdzie lecą dane? (która aplikacja)
Przykład

Wyzwalacz: nowa odpowiedź w Google Forms (zapis na warsztat) → Filtr: pole „zgoda RODO" = TAK → Akcja 1: dodaj wiersz do Arkusza → Akcja 2: wyślij mail powitalny.

🛠 Ćwiczenie 1 · ~45 min

Twój pierwszy Zap

  • 1. Wybierz powtarzalny proces ze swojej organizacji
  • 2. Rozłóż go na: wyzwalacz → (filtr) → akcję
  • 3. Zbuduj go w Zapier z darmowego konta (użyj szablonu)
  • 4. Przetestuj na przykładowych danych
  • 5. Podziel się: ile czasu to oszczędzi miesięcznie?
Make.com — wizualny edytor automatyzacji
Dzień drugi

02 · Make i integracje

Gdy potrzebujesz więcej: wizualne, wieloetapowe scenariusze.

Automatyzacja wizualna

Make.com

Rysujesz przepływ jak mapę. Potężniejszy od Zapiera, z logiką i rozgałęzieniami. 3000+ aplikacji.

  • Wieloetapowe scenariusze i warunki
  • Rozliczenie „za operację" — często taniej
Free ·
Make.com — edytor scenariuszy
Kiedy co

Zapier czy Make?

ZapierMake
ŁatwośćNajłatwiejszyŚrednia (wizualny)
MocProste przepływyZłożone, rozgałęzienia
Aplikacje9000+3000+
Rozliczenieza zadanieza operację (taniej)
Dla kogoStart, proste rzeczyGdy proste już nie wystarcza
Rada: zacznij od Zapiera. Gdy poczujesz limity — przejdź na Make. (Zaawansowani: n8n, open-source — Dzień 3.)
Co z czym połączysz

Wasze narzędzia już się integrują

Zbieranie danych

Formularze

Google Forms, Typeform → arkusze, CRM, mail.

Komunikacja

Mail i czat

Gmail, Mailchimp, Slack, MS Teams.

Praca

Arkusze i zadania

Google Sheets, Notion, Trello, Asana, Kalendarz.

Reguła: jeśli aplikacja ma „integracje" lub API — prawie na pewno połączysz ją w Zapier/Make.
Bez paniki

Webhooki w jednym zdaniu

Webhook to „dzwonek do drzwi" między aplikacjami: jedna apka mówi drugiej „hej, właśnie coś się stało" i przekazuje dane.

  • Używasz, gdy aplikacja nie ma gotowej integracji
  • W Zapier/Make jest gotowy moduł „Webhook"
  • Na warsztacie: tylko świadomość, nie wymagamy kodu
⚠️ Nie musisz umieć programować. Webhook to opcja „dla chętnych" — większość automatyzacji NGO obejdzie się bez niego.
🛠 Ćwiczenie 2 · ~45 min

Scenariusz w Make

  • 1. Weź proces z Ćwiczenia 1 lub nowy, bardziej złożony
  • 2. Zbuduj go wizualnie w Make (min. 3 moduły)
  • 3. Dodaj warunek (router/filtr) — np. różne maile dla różnych grup
  • 4. Uruchom i prześledź przepływ danych krok po kroku
  • 5. Porównaj z Zapierem — co było łatwiejsze, co trudniejsze?
Notion AI
Dzień trzeci

03 · AI w automatyzacji + wdrożenie

Gdy do przepływu dodasz inteligencję — i jak zrobić to bezpiecznie.

Nowy poziom

AI jako krok w automatyzacji

  • Mail przychodzi → AI streszcza i klasyfikuje → trafia do właściwej osoby
  • Zgłoszenie → AI pisze spersonalizowaną odpowiedź → wysyłka po akceptacji
  • Surowe dane → AI generuje podsumowanie → raport w arkuszu
Zapier i Make mają wbudowane kroki AI (ChatGPT/Claude) oraz „agentów". To łączy Blok 1 (pisanie) z Blokiem 2 (przepływy).
Notion AI — all-in-one
Wiedza + AI w jednym

Notion AI

Baza wiedzy organizacji + wyszukiwanie, pisanie i analiza AI w jednym miejscu. Proste automatyzacje wewnątrz.

  • Notatki, projekty, baza kontaktów
  • AI pisze i streszcza „na miejscu"
Free (podstawa) ·
Dla zaawansowanych · open-source

n8n

Otwarta platforma — możesz uruchomić u siebie (kontrola danych!). Rozliczenie „za uruchomienie", silne wsparcie agentów AI.

  • Pełna swoboda i prywatność danych
  • Stroma krzywa nauki — dla osób technicznych
Open-source (self-host) ·
n8n — open-source automation
Bezpieczeństwo

RODO w automatyzacji

  • Wiedz, gdzie lecą dane — każda akcja to transfer
  • Minimalizuj — przenoś tylko potrzebne pola
  • Uwaga na USA — wiele narzędzi przetwarza dane poza UE
  • Kroki AI = dane trafiają do modelu; nie wrzucaj wrażliwych
Złota zasada

Zanim połączysz dwie aplikacje danymi osobowymi beneficjentów — sprawdź podstawę prawną i gdzie fizycznie są przechowywane dane.

Od wiedzy do działania

Plan wdrożenia 1 automatyzacji w 30 dni

ElementPrzykład
ProcesZapisy na warsztat → arkusz + mail powitalny
NarzędzieZapier (darmowy plan)
Osobakto zbuduje i pilnuje
Miernikoszczędność: ~3 h/mies., 0 pomyłek w danych
Przeglądza 30 dni — działa? rozszerzyć?
Obietnica programu: wychodzisz z jedną działającą automatyzacją i planem na kolejną.
🛠 Ćwiczenie 3 · ~45 min

Zaprojektuj automatyzację dla swojej organizacji

  • A. Wybierz realny, powtarzalny proces (najlepiej z „fotografii dnia pracy")
  • B. Zaprojektuj przepływ (narzędzie, wyzwalacz, akcje, gdzie lecą dane)
  • C. Sprawdź RODO: czy są dane osobowe? gdzie trafiają?
  • D. Wypełnij plan wdrożenia 30 dni + 3 pytania do mentora
Po zjeździe

Co dalej w programie

Sprawdź wiedzę

Post-test

Porównamy z pre-testem — mierzymy przyrost wiedzy.

Wsparcie 1:1

Mentoring

~3 h online — pomożemy wdrożyć Twoją automatyzację.

Zasoby

Narzędziownik AI

Szablony scenariuszy i automatyzacji dla NGO.

📜 Certyfikat po pełnym udziale w 3 dniach.
Zapamiętaj

5 rzeczy do zabrania ze sobą

  • Każdy proces = wyzwalacz → akcja
  • Zacznij od Zapiera (darmowo), przejdź na Make przy złożoności
  • AI może być krokiem w przepływie — ale człowiek akceptuje
  • Wiedz, gdzie lecą dane — RODO dotyczy automatyzacji
  • Jedna automatyzacja dziś > dziesięć w planach
Rzetelność

Źródła

  • Zapier, Make, n8n, Notion — oficjalne strony i cenniki (2026)
  • Klon/Jawor & Sektor 3.0 — diagnoza cyfryzacji NGO (2024–2025)
  • Praktyka NGO — m.in. materiały o automatyzacji w trzecim sektorze

Materiał edukacyjny, nie porada prawna. Ceny i limity sprawdzaj u dostawców. Screeny: strony narzędzi (2026). Ilustracje tytułowe: model FLUX.1 (Hugging Face).

Dziękujemy

Algorytmy Dobra

Automatyzacja procesów

Pytania? Mentoring? kontakt@mediagroup.org.pl
Koordynator: Piotr Czarnojańczyk · 606 227 437

NOWE FIO NIW-CRSO Komitet ds. Pożytku Publicznego Godło RP SGM
1 / 27
Strzałki / spacja · N notatki trenera · F pełny ekran
Algorytmy Dobra · Blok 2 — Automatyzacja procesów Dofinansowano ze środków NIW-CRSO w ramach NOWEFIO 2021–2030